Как да преодолееш стреса при организирането на събития?

Всеки познава стреса при организирането на събития. Добрата комуникация в този случай е най-добрия начин, по който можеш да предотвратиш неловки положение. Какви други фактори играят роля в стресообразуването и как да ги превъзмогнеш?

Без зависимост от опита, всеки event manager се сблъсква с проблеми при организирането на събития, които безспорно костват много стрес.

Някои от тях могат да бъдат разрешени, други, които водят до кризисни ситуации, обаче, изискват по-дълго обработване. В тази статия ще намериш няколко полезни съвета, как да индентифицираш проблеми, да ги категоризираш и ,най-вече, как да се справиш със стреса.

Идентифициране на проблема:

Когато усетиш прилив на негативни емоции, неспособност да се концентрираш, промяна в ежедневните ти навици или трудности пи заспиване, то вероятно си “взел” голяма доза стрес. От какво може да бъде предизвикан той в професията на организаторите на събития?

1.Главоломно приближаващи срокове

Въпреки правилата в професията, колко време преди едно събития, трябва да се захванеш с организацията му, то несъмнено тези правила биват често пренебрегвани. Редовно липсва и буферното време за реакция, което прави натиска още по-сериозен. Въпреки това, спазването на крайните срокове е основен фактор за успеха на едно събития.

Препоръки за действие: Поемайки организацията на едно събития, бъдете честни спрямо себе си и клиентите си, дали ще успеете да се справите в зададените срокове. Опитайте се да изчислите необходимото време по най-реалистичен начин, включвайки и време за реакция. Приоритизирайте задачите си! Може да използвате различни съкращения с цел да ги подредите по важност. Например:

• важно и спешно

• важно, но не спешно

• неважно, но спешно

• нито важно, нито спешно

Използвайте различни цветове за да се открояват по-лесно спешните задачи.

2.Несъответствия в бюджета

В днешното време организирането на качествено събитие изисква голям бюджет. Междувременно пазарът прелива от атрактивни мероприятия, които се борят за вниманието и посещението на клиента. Ето защо е важно да бъде ясно за твоя клиент, както и за самия теб, колко ще струва и дали предвидената сума ще бъде достатъчна. Важно е да бъдете честни какво можете да предоставите на участниците, така че то да бъде качествено и да оставя положителен спомен.

Препоръки за действие: ако виждате, че предоаюставения бюджет няма да бъде достатъчен за осъществяването на това, което твоя клиент иска, то най-добре бъди честен с него и се опитай да го убедиш в ползите, които ще донесе увеличаването на бюджета за качеството на събитието. Ако клиентът не може да си позволи използването на повече ресурси, то премислете, кои неща не са толкова важни и можете да се справите и без тях. Въпреки това тази точка е за препоръчване само в най-крайни случай.

3. “Трудни” клиенти

Всеки е срещал в живота си хора, с които е трудно да се сработи или е изцяло “мисия невъзможна”. Когато тези хора са твоя клиент ситуацията се доближава до нетърпима. Все пак никой не би искал да работи с хора, които постоянно му опонират или дори поставят под въпрос компетентността или твоя професионализъм.

Препоръки за действие: Ако усетиш, че клиентът е недобронамерено настроен към идеите и работата ти, се опитай да поставиш ясни граници между ролите ви. В случай клиентът е този, който заявява своите желания и задание за дадено събитие, а организаторите са тези, които използват своите координационни и комуникационни умения за да постигнат максимална ефективност. Това не прави единия подчинен на другия, а обратното. Вие сте партньори. Ето защо, подмазване или доказване на умения няма да доведе до добре свършена работа и дълготрайни бизнес отношения. Ако и изясняването на ролите не доведе до подобряване на ситуацията, то най-добре да помолиш твой колега да продължи комуникацията с клиента.

4. Продажба на билети

Ако твоето събитие се спонсорира до голяма степен от продажбата на билети, то е възможно да ти коства стрес, ако продажбата на такива не върви според очакваното.

Препоръки за действие: Първото нещо, което трябва да вземеш предвид в тази ситуация е, че повечето билети се продават седмица - две преди датата на събитието. Преди да решиш да канселираш събитието, то изчакай още малко за да видиш, дали ще има някаква промяна. Също така ивент мениджърите са намерили и друго решение, което ние намираме за гениално, а именно early bird ticket или билети, които се продават предварително на цена, значително по-ниска от тази, която ще струва на потребителя седмица или две преди събитието. По този начин той ще иска да спести и ще си купи билет по-рано за да се възползва от изходната цена.

5. Липса на комуникация в екипа

Комуникацията в организационния екип е основополагащия фактор за създаването на перфектното събитие, особено ако е свързано с дълга подготовка и предвижда участието на много хора. Липсата на такава може да доведе до катастрофални последици, дублиране или изпускане на важни детайли по събитието.

Препоръки за действие: Ако искате коминикацията да върви добре, следва още от самото начало да разпределиш ясно всички задачи между всички членове на екипа. Втората важна точна е създаването на общ документ, където всеки може да следи развитието по събитието и да задава своите въпроси към подходящия човек, така че информацията по веригата да се движи възможно най-бързо. Друга важна дейност са седмични или по-чести срещи, препоръчително с всички участници в екипа, където да се обобщава съвършеното до момента и ако е необходимо преразпределение на задачите.

Други съвети:

Честно притиснати под наближаващите срокове, ивент мениджърите нарушават баланса между личния и професионалния си живот. А малко разсейване винаги би помогнало при огромното напрежение, под което са поставени хората от тази професия. Ако смяташ, че стресът вреди на здравето ти, би било препоръчително да се посъветваш и с личния ти лекар. Няма нищо срамно в това!

Различните физически упражнение също спомагат за отпускане и по-добра концентрация. Бонусът към това е и добрата физическа подготовка, особено когато става въпрос за дълги и изтощителни събития, които трябва да координираш. Знаем, че е трудно да намериш време за тренировки в и без това претъпканата ти програма, но има страхотни комбинирани упражнения, които можеш да изпълниш за 30 минути на ден или поне 2-3 пъти в седмицата.