Как да осъществиш ефективна комуникация с твоите клиенти?

Всеки служител е чувал: “Клиентът винаги е прав”. Всеки организатор на събития трябва да знае, че ако упорито преследва тази максима, то шансовете за недобре направено събитие са доста по-високи. И не, не целя да потисна правата и привилегиите на клиентите, а само наблягам на факта, че ако клиентът можеше да си свърши сам работата, той нямаше да ви бъде такъв.

И понеже рано или късно всеки организатор се сблъсква с някой не дотлкова добронамерен Клиент, синтезирахме три техники, които могат да го спечелят на твоя страна.

1.Създайте добавена стойност.

Защо е важно във всяко нещо, което захващаме да помислим и за добавена стойност? Първо, защото всеки харесва изненади и проявата на специално внимание към самия него или към събитието му. Освен цялото отделено време, усилия и нерви по организирането на дадено събитие (което за щастие или не също влиза в длъжностната характеристика на организатора), ще е приятно Клиентът да види и личното Ви отношение към дадения проект. Личното отношение би могло да се покаже чрез мотивиране за прилагане на нови идеи и актуални тенденции в рамките на събитие, което се организира през определен период от време или малък подарък за него и най-важните гости на събитието. (Например бутилка вино и благодарствена бележка за съвместната работа). Логично е, че в този пример не е редно да се преминават определени граници, които биха могли да раздразнят клиента. Например, ако си отговорен за декорацията на сватбената зала/ресторант, няма как младоженците да се зарадват на изненадваща смяна на вида на цветята, само защото ти ги смяташ за по-подходящи.

2.Уверете се, че говорите на един и същ език.

Във всеки учебник за Event management ще прочетеш, че най-важните първи стъпки във фазата на създаване на събитие са: създаване на концепция, определяне на дата, локация и бюджет и определяне на таргет група/публика. В повечето случай клиентите имат определена представа в главата си за събитието, която за съжаление може да бъде пресъздадена и описана само чрез думи. Ето защо е важно да се говори на един език. Тоест и ти, и клиентът да сте напълно наясно за общата Ви цел и начин на действие. Много често, клиентите не могат да опишат реалистично своите идеи. Ето защо тук е редно да се включи твоя професионален опит и да изразиш своето мнение (базирано на опита, който имаш) за това, доколко тези представи са реализируеми. Би било хубаво да представиш и портфолио от подобно събитие, което вече си организирал, за да визуализираш общите идеи. Ако например твоя Клиент е компания с 500 подчинени, която иска да организира своето Коледно парти и да пресъздаде прекрасно Коледно настроение, чрез определена Коледна украса, за която имат лимитиран бюджет. Следва да наблегнеш на това, че в рамките на този бюджет те ще получат украса, която няма да изглежда така, все едно са в дома на Дядо Коледа в Лапландия. Ако клиентът е доволен с това - страхотно! Ако не, използвайте силата на думите за да преговаряй с него до достигането на консенсус.

3. Информационният поток през “двойна цедка”.

Както Кока-Кола пазят своята рецепта в тайна, така и всеки организатор трябва да подхожда внимателно към информацията, която подава към Клиента, както и нейното текстово оформление или невербално изразяване. Имай предвид, че обикновено хората имат интуиция и усещат, когато информацията се прикрива от тях или биват излъгани. За да не се стига до такива неприятни ситуации, смятам, че всеки организатор на събития трябва добре да “премери” думите, които използва. Ясно е, че през главата му могат да преминат хиляди тонове информация, но човешкия мозък е устроен така, че да може да я пресява, спрямо това, което иска да каже (или нещата, които е по-добре да премълчи). Анализирайки това, което казваш и влиянието върху другите ще откриеш доста бързо, къде и кога е споделена информация, която не е била необходима на клиента. В крайна сметка ще спестиш и своето, и неговото време.

Личен пример от моята практика беше момент, в който по време на събитие имахме технически проблем с прожектора. Тъй като бяхме притиснати от времето, трябваше да действаме бързо, обстановката беше изнервена, но накрая успяхме да решим проблема. След това човек от нашия екип реши да разкаже това като забавна история на директния ни клиент, който плащаше за събитието. За мен тази постъпка имаше потенциална възможност да ни представи като непрофесионалисти. Ако колегата беше сложил “двойна цедка” на информационния поток, то тази информация нямаше да стигне до клиента и имиджа на компанията нямаше да бъде застрашен.

Използвайки тези три техники, а именно да се постараеш да прибавиш добавена стойност към проекта, да комуникираш вербално по разбираем начин с клиента, да аргументираш изводите си и да задържаш за себе си информацията, която не би му била необходима, ще имаш много по-ефективна комуникация със своите Клиенти. Само опитай!